校属各单位（部门）：

为加强学校分散采购管理工作，明确采购流程，提高采购效率和质量，根据《关于印发荆楚理工学院分散采购实施细则（试行）的通知》（荆理工财[2023]9号）文件精神，制订分散采购操作指南如下:

一、各单位根据预算及工作情况，完成采购方案及需求编制并报分管校领导审批后，提交采购申请，按照批准的采购方式进行分散采购。分散采购方式一般分为：询价、竞争性谈判、单一来源。

(一)询价采购方式工作流程

1、编制询价文件。各单位（部门）制定询价文件，内容包括供应商的资格条件、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、评定成交的标准等。（基本内容及格式见附件1）

2、发布询价公告。各单位（部门）将询价文件内容在在校园网单位（部门）网页发布，从公告发出之日起（不含公告发布当日）至供应商提交响应文件截止之日不得少于 3 个工作日。

3、评审确定成交候选供应商。成立询价小组，由3人以上单数评委和1名监督人员组成；评委及监督人员签到（详见附件2）签订询价小组承诺书（详见附件3）并推荐评审组长，由评审组长公布询价供应商名单（详见附件4），启封响应文件。询价小组对所有响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查，并填写响应文件审查表（详见附件5）。

询价小组按照询价文件规定的评定标准对递交响应文件的供商进行评审，编写评审报告（详见附件6），根据评审结果推荐的候选成交供应商由各单位（部门）负责人签字确认。

递交响应文件且符合条件的供应商少于 3 家的应重新开展采购活动。

4、发布成交公告和成交通知书（详见附件7，附件8）。各单位（部门）在校园网单位（部门）网页发布成交公告，期限为 1 个工作日，成交公告发布次日发出成交通知书。

5、签订合同。各单位（部门）根据采购文件和成交供应商提交的响应文件按学校合同管理相关规定及时签订采购合同。

6、合同履约验收。成交供应商应当根据合同的约定依法履行义务，各单位（部门）应当及时组织项目履约验收。

7、资料归档。归档的资料包括采购申请单、采购文件、评审报告、采购公告（网页截图）、投标供应商响应文件、成交公告（网页截图）、成交通知书、合同原件、验收报告等。

8、登记采购台账。各单位（部门）应建立《荆楚理工学院各单位（部门）分散采购台账》（详见附件9）。

(二)竞争性谈判采购方式工作流程

1、编制谈判文件。各单位（部门）制定竞争性谈判文件，内容包括供应商的资格条件、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、评定成交的标准等。（基本内容及格式见附件10）

2、发布竞争性谈判公告。各单位（部门）在校园网单位（部门）网页发布竞争性谈判公告，从公告发出之日起（不含公告发布当日）至供应商提交响应文件截止之日不得少于 3 个工作日。

3、谈判确定成交候选供应商，步骤如下：

步骤一：确定谈判小组人员，由工作人员完成会议室现场布置、摆放、开标文具等谈判前准备工作。

步骤二：接收响应文件，组织签到

①接收响应文件应设专人负责。响应文件正式接收前应检查密封状况。对未按照采购文件要求密封的响应文件应当拒收，同时告知响应文件递交人员；对在截止时间前补漏好的响应文件，可予接收。

②响应文件接收的同时进行签到，应设专人负责组织供应商签到，避免供应商错签、漏签。（详见附件4）

③对递交的响应文件有序摆放。

步骤三 ：宣布截止递交文件

在递交响应文件截止时间前进行倒计时，到点即时宣布截止递交。宣布截止递交应准确、及时、果断。

步骤四 ：谈判预备会

①向参加谈判的供应商授权代表介绍谈判议程及注意事项。

②介绍结束后，组织供应商授权代表退出会场，安排到集中地点等待谈判。

步骤五 ：启封响应文件，召开评审预备会

①谈判小组由3人以上单数评委和1名监督人员组成；评委及监督人员签到签订谈判小组承诺书（详见附件2、 附件3）并推荐谈判组长。

②公布谈判供应商名单，告知评审专家应当回避的情形。

③宣布评审工作纪律和程序，介绍政府采购相关政策法规。

④收取谈判小组手机、通讯工具并集中存放。

⑤根据谈判小组的要求介绍政府采购相关政策法规、采购文件。

⑥启封响应文件。

步骤六：初步评审

①谈判小组对所有响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查。（详见附件5）

②对审查结果进行记录。

③对于初步评审未通过的供应商，应告知其未通过原因。

步骤七：谈判

进行谈判顺序抽签，按照抽签顺序，依次通知供应商授权代表参与谈判。

步骤八：最后报价

①在谈判结束后，告知供应商最终报价的要求，发放最终报价表（详见附件11），告知最终报价截止时间。

②集中时间、集中地点收取所有参与谈判的供应商最终报价。

步骤九：组织谈判小组编写评审报告（详见附件12）。根据谈判结果推荐的候选成交供应商由各单位（部门）负责人审核确定。

递交响应文件且符合条件的供应商少于 3 家的应重新开展采购活动。

4、发布成交公告和成交通知书。（详见附件7、 附件8）各单位（部门）在校园网单位（部门）网页发布成交公告，期限为 1 个工作日，发布成交公告次日发出成交通知书。

5、签订合同。各单位（部门）根据采购文件和成交供应商提交的响应文件按学校合同管理相关规定及时签订采购合同。

6、合同履约验收。成交供应商应当根据合同的约定依法履行义务，各单位（部门）应当及时组织项目履约验收。

7、资料归档。归档的资料包括采购申请单、采购文件、评审报告、采购公告（网页截图）、投标供应商响应文件及最终报价表、成交公告（网页截图）、成交通知书、合同原件、验收报告等。

8、登记采购台账。各单位（部门）应建立《荆楚理工学院各单位（部门）分散采购台账》（详见附件9）。

（三）单一来源采购工作流程

1、事前审批。采购单位（部门）应组织2-3名专家对采购项目名称和内容、拟采购的货物或者服务的说明、采用单一来源采购方式的原因及相关说明、拟定的唯一供应商名称地址、采购预算金额等内容进行论证(详见附件13)，根据论证结果形成书面报告签字盖章后报分管校领导审批。

2、公示。采购单位将上述内容在校园网单位（部门）网页发布单一来源采购公示（详细附件14），公示期不得少于5个工作日（不含公告发布当日）。

3、编制并向供应商发放单一来源采购文件（详见附件15）。

4、成立采购协商小组。（由3人以上单数及1名监督人员组成）（详见附件2 附件3 附件4相关内容），召开单一来源协商会，形成单一来源协商纪要（详见附件16）。

4、发布成交公告和成交通知书。（详见附件7 、附件8 ）各单位（部门）在校园网单位（部门）网页发布成交公告，期限为 1 个工作日，成交公告发布次日发出成交通知书。

5、签订合同。各单位（部门）根据协商的主要合同条款及相关内容与成交供应商按学校合同管理相关规定及时签订采购合同。

6、合同履约验收。成交供应商应当根据合同的约定依法履行义务，各单位（部门）应当及时组织项目履约验收。

7、资料归档。归档的资料包括采购申请单、采购文件、评审报告、采购公告（网页截图）、投标供应商响应文件、成交公告（网页截图）、成交通知书、合同原件、验收报告等。

8、登记采购台账。各单位（部门）应建立《荆楚理工学院各单位（部门）分散采购台账》（详见附件9）。

二、采购活动失败的操作流程：

在分散采购过程中出现以下情况之一的，需重新开展采购活动：

1、开标前，提交招标文件的供应商数量不足三家的；

2、开标后，对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；

3、出现影响采购公正违法、违规行为的；

4、因重大变故，采购任务取消的；

出现以上情形，采购单位（部门）应当把采购失败原因及时告知所有相关供应商，并发布终止公告（详见附件17）。如该项目要继续开展，至少应在发布终止公告后的一个工作日再次发布采购公告。需注意应在发布二次或三次公告中的项目名称后标明具体次数。无论采购结果是否成功，采购单位（部门）应当妥善保管供应商的响应文件。

中标或成交供应商拒绝与采购人签订合同的，可按照评审报告推荐中标或者成交候选人名单排序，确定下一候选人为中标或成交供应商，也可以重新开展采购活动。

采购与招标管理中心

                            2025年5月8日